La matrice RACI

Nel mondo del lavoro di oggi, sempre più complesso e interconnesso, è facile perdere di vista il proprio ruolo all’interno dei processi. Ci concentriamo sui compiti da svolgere, ma raramente ci chiediamo che funzione abbiamo davvero rispetto agli altri, o come il nostro contributo si inserisce nel quadro complessivo.

Uno strumento utile per fare chiarezza è la matrice RACI, molto usata nella gestione delle risorse umane e nei processi di miglioramento organizzativo, nonché nel project management.

RACI è l’acronimo di:

• R – Responsabile: chi è responsabile dell’attività (può essere uno solo, riconosciuto da tutti)

• A – Addetto: chi realizza concretamente l'attività

• C – Consultato: chi viene consultato affinché fornisca informazioni, indicazioni o documenti utili

• I – Informato: chi deve essere informato sugli sviluppi o sui risultati dell'attività.

Capire dove ci si colloca nel modello RACI, per ogni singolo processo che ci vede coinvolti, ci aiuta a:

• evitare sovrapposizioni o confusione nei compiti;

• migliorare la comunicazione tra colleghi e reparti;

• rendere più chiari gli obiettivi e le responsabilità;

• ridurre stress e conflitti legati a ruoli poco definiti.

Provate a chiedervi: nel processo in cui siete coinvolti oggi, quale ruolo avete? Siete davvero responsabili del risultato, o semplicemente coloro che svolgono il lavoro? Dovreste forse essere consultati più spesso o avete bisogno di consultare voi stessi altri colleghi per ottenere le informazioni necessarie allo svolgimento del lavoro? infine, dovete informare un collega o un altro ufficio di ciò che state facendo, o dovreste essere informati di ciò che accade?

In realtà, all'interno della matrice RACI, possono essere inseriti anche uffici, team di persone e intere funzioni aziendali. E una singola persona può occupare anche più ruoli contemporaneamente. Ad esempio, si può essere nello stesso momento responsabili di un processo, e anche addetti, ovvero coloro che realizzano concretamente il lavoro.

Come si può creare una matrice RACI? Con un semplice Excel.

Per costruire una matrice RACI in Excel, elenca prima le attività del progetto sulla sinistra e i membri del team (o i ruoli) sulla riga in alto. Poi, per ogni incrocio tra attività e membro del team, assegna una delle quattro lettere (R, A, C, I) che rappresentano i ruoli Responsabile, Addetto, Consultato) e Informato.

L'argomento è vasto, e ci sono anche alcune variazioni metodologiche, ad esempio nei paesi di lingua anglosassone. Il metodo qui esposto è quello insegnato dalla 24Ore Business School. E' estremamente semplice e rappresenta solo un piccolo spunto di riflessione per la singola persona. Un invito a pensare sè stessi e al proprio lavoro, all'interno di un processo che coinvolge, a monte e a valle, altre persone (ma anche altri uffici, consulenti esterni o fornitori).

Prendersi un momento per riflettere su questo aspetto può sembrare un dettaglio, ma in realtà è un gesto di consapevolezza organizzativa che aiuta non solo noi stessi, ma tutta l'organizzazione a lavorare meglio e con maggiore produttività.

Perché quando le persone comprendono con chiarezza il proprio ruolo, si lavora meglio, con meno stress e più collaborazione.

Buon lunedì a tutti!