App di produttività: sono davvero utili?

Per chi lavora in ufficio, la sensazione di sentirsi sopraffatti a causa della mole di lavoro da eseguire è piuttosto comune, soprattutto verso la fine dell'anno. I compiti e le attività da svolgere si sommano in continuazione alle tante fonti di distrazione digitale che disturbano costantemente il nostro focus. E, cosa molto importante, il nostro cervello fatica moltissimo a ritrovare la concentrazione dopo ogni momento di pausa.

Come riuscire a non perdere il filo delle attività in uno scenario così complesso? Ho usato per anni la classica agenda cartacea e anche post-it e foglietti volanti sui quali annotavo le tante cose da fare. Mi sono però resa conto col tempo che si trattava di un metodo decisamente obsoleto e poco organizzato e ho deciso di passare al digitale: ho testato per un mese uno dei più famosi software di produttività, e ora sono pronta per raccontarvi come è andata quest'esperienza!

Nel mondo del lavoro di oggi infatti, tra riunioni, scadenze, progetti e idee da annotare, la gestione del tempo è diventata una competenza essenziale. Ma qual è lo strumento migliore? Una app di produttività o la cara vecchia agenda cartacea?

In questo articolo esploriamo i vantaggi e gli svantaggi di entrambe le opzioni. Prima di entrare nel dettaglio, quindi, mettiamo a confronto la classica agenda cartacea e i suoi sostituti più attuali.

Agenda cartacea vs app di produttività: cosa cambia davvero?

Diciamo subito che non mi sento ancora pronta a lasciare la mia amata agenda cartacea, però la sto alternando sempre di più con gli strumenti digitali e, nel tempo, sto dando a entrambi funzioni diverse, in modo da integrarne l'uso.

Vantaggi dell’agenda cartacea:

• Aiuta la memoria grazie alla scrittura manuale

• Favorisce la concentrazione (niente notifiche!)

• È immediata (apri e scrivi) e personalizzabile

• È sempre tutto ben visibile (uso un planner settimanale)

Svantaggi dell’agenda cartacea:

• Non sincronizza le task con i vari dispositivi

• Non invia notifiche o reminder

• La scrittura richiede più tempo

• Impossibile gestire liste, tag, filtri, allegati
  

La carta funziona, ma quando i progetti diventano complessi, una task manager app può fare una grande differenza.

30 giorni con Trello: ecco come è andata

Per il mio "upgrade" tecnologico nel campo dell'organizzazione del lavoro ho scelto una app famosa e molto comune: Trello. L'ho scelta per la sua semplicità e immediatezza. Non c'è nulla da scaricare sul computer, basta un semplice accesso ad internet. Creare l'account è semplicissimo e l'interfaccia mi è piaciuta subito. Trello lavora a bacheche completamente personalizzabili. Si tratta in sostanza di una serie di "liste" (le bacheche, appunto) alle quali si possono aggiungere delle attività da svolgere. Queste attività possono essere evidenziate con vari colori, spostate nella stessa bacheca o in altre bacheche, cancellate o "flaggrate" come attività già svolta.

Il metodo è davvero semplicissimo e intuitivo e le bacheche si possono organizzare a piacere. Io ho riprodotto l'organizzazione dell'agenda cartacea: ho creato una bacheca per ogni giorno della settimana e annoto tutte le riunioni e le deadline. Se non riesco a finire qualche progetto, lo sposto al giorno successivo.

Altre persone, preferiscono avere solo tre bacheche: "Cose da fare", "Attività in corso" e "Attività chiuse/terminate".

Un punto molto importante per me è che si possono creare vari tipi di bacheche, quindi anche una per la vita privata. E il tutto è visibile anche da smartphone, scaricando l'app di Trello. Quindi se alla sera mi viene in mente di aggiungere un'attività importante da svolgere il giorno successivo, la aggiungo da smartphone e il giorno dopo trovo sul PC la lista aggiornata.

Trello ha anche diversi piani a pagamento, ma per iniziare l'app gratuita è già ricca di funzioni che, poco a poco, stanno cambiando il mio modo di lavorare in meglio.

Ecco un breve riassunto:

Per chi è ideale:

• per chi ama lavorare con le bacheche personalizzabili a piacere

• per chi lavora su progetti

• per chi ama un’interfaccia visuale semplice e colorata, con schede e liste
  

Punti di forza:

• interfaccia “a bacheca”, molto intuitiva

• ottimo per organizzare progetti in fasi

• possibilità di aggiungere checklist, scadenze e allegati

• integrazioni con Google Drive, Slack e molte altre piattaforme

Limiti:

• se hai tante bacheche può diventare dispersivo

• deve esserci l'abitudine di consultare e aggiornare le bacheche

• le attività cancellate non possono più essere recuperate

La scelta tra agenda cartacea e app dipende dalle abitudini personali, ma per un lavoro moderno, veloce e collaborativo una app di produttività gratuita offre più flessibilità e controllo.

Personalmente, come mixo i due metodi? Amo l'agenda cartacea per la programmazione a lungo termine. Sessioni in palestra, viaggi, deadline di progetti complessi, riunioni. La carta offre prospettiva a lungo termine. L'aggiorno perché amo vedere tutto il piano settimanale, e anche rivedere tutto ciò che ho fatto nelle settimane precedenti e durante l'anno. Da sempre, aggiungo gli appuntamenti personali sull'agenda lavorativa, così annoto anche cene, aperitivi, serate al cinema o concerti, corsi, weekend, etc.

Uso Trello per la gestione quotidiana delle attività, per aggiungere le piccole cose non importanti e che sono comunque da fare, per ottimizzare il tempo durante la settimana, spostando le varie task senza aver sempre bisogno di cancellare e riscrivere.

Se vuoi partire subito:

• Trello → per la gestione quotidiana e settimanale

• Agenda cartacea → per la programmazione a lungo termine

Esistono molte altre app di produttività e la mia esperienza con Trello è solo all'inizio! Credo che userò la pausa natalizia per approfondire tutte le sue funzionalità. Il bello di questi sistemi è che ognuno può sperimentare liberamente cosa è meglio per sè, creando un metodo davvero personalizzato e che funziona davvero. Il mio invito è quindi quello di sperimentare il più possibile e chiedersi "Sto davvero ottimizzando il mio tempo al lavoro?" "Quali modifiche potrei apportare per lavorare meglio?" "Come mi piace davvero organizzarmi e cosa mi crea resistenza e difficoltà"?

Auguro a tutti di trovare un metodo semplice, intuitivo, divertente e personalizzato per portare davvero più benessere nelle vostre giornate al lavoro.

Buon lunedì!

Per approfondire:

App Trello